Privatfahrten dürfen den Gewinn jedoch nicht mindern. Für sie ist eine sog. Nutzungsentnahme als Betriebseinnahme gegenzurechnen. Für deren Bewertung kommt entweder die pauschale 1%-Methode oder die Fahrtenbuch-Methode in Betracht. Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genutzt, ist der Kostenanteil, der die Entfernungspauschalen übersteigt, zusätzlich zu versteuern.

Bei der 1%-Methode wird die Privatnutzung für jeden Monat der Nutzung mit 1 % des inländischen Brutto-Listenneupreises bewertet. Als Listenpreis gilt die auf unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung. Es ist unerheblich, wenn der tatsächliche Kaufpreis durch Rabattgewährung unter dem Listenpreis liegt. Allerdings darf der Wert der Privatnutzung die Gesamtkosten des Fahrzeugs in einem Jahr nicht überschreiten, sog. Kostendeckelung.

Ein niedergelassener Arzt nutzt einen VW-Golf mit einem Brutto-Listenpreis von € 28.000 überwiegend betrieblich. Ein Fahrtenbuch führt er nicht. Die Gesamtkosten einschließlich Abschreibung betragen € 9.000 und werden in der Gewinnermittlung der Praxis als Betriebsausgaben behandelt. Für die Privatnutzung sind nach der 1%-Methode € 3.360 als Betriebseinnahme anzusetzen (12 Monate mit je 1 % von € 28.000, 12 × € 280). Somit verbleibt per Saldo eine Gewinnminderung i. H. v. € 5.640 (€ 9.000 ./. € 3.360).

Als Alternative kann der Unternehmer die privat gefahrenen Kilometer und die darauf entfallenden Aufwendungen durch ein Fahrtenbuch exakt ermitteln. Führt er diesen Einzelnachweis, kann er die häufig günstigere Fahrtenbuch-Methode beanspruchen. Dafür müssen die betrieblich und privat gefahrenen Strecken und weitere Angaben in einem Fahrtenbuch täglich festgehalten werden. Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum genügen nicht. Die lt. Fahrtenbuch privat gefahrenen Strecken, multipliziert mit den Kosten je Kilometer, ergeben den anzusetzenden gewinnerhöhenden Entnahmewert für die Privatnutzung. Nach dem gleichen Schema ist der Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu ermitteln.

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen. An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung hohe Anforderungen. Wird das Fahrtenbuch verworfen, kommt die 1%-Methode zum Ansatz. Verwendet der Unternehmer ein privates Fahrzeug nur für gelegentliche Betriebsfahrten, gehört nur der betriebliche Kostenanteil zu den Betriebsausgaben. Er kann mit einem Kilometersatz von € 0,30 geschätzt werden.